Responsable de bureau, Vancouver

Greenpeace est une organisation financée de manière indépendante sans but lucratif, travaillant à protéger l’environnement. Nous mettons au défi les gouvernements et les industries pour faire cesser les pratiques destructrices par la négociation de solutions, en effectuant des recherches scientifiques, en proposant des solutions de rechange propres, en posant des gestes de désobéissance civile pacifique et en informant et en éduquant le public.

La ou le responsable de bureau verra à assurer les tâches administratives quotidiennes au bureau de Greenpeace à Vancouver. Nous cherchons quelqu’un ayant l’esprit d’équipe et de l’expérience de la gestion, qui aime les tâches de bureau, a des aptitudes pour et est à l’aise avec le soutien général des technologies de l’information (y compris les ordinateurs et le matériel de bureau), prend des initiatives, pense et réagit rapidement et qui est disposé à être : polyvalent, prêt à dépanner et qui souhaite utiliser ces qualités pour protéger l'environnement.

Compétences requises :

• le sens de l’organisation, le souci du détail et pouvant travailler de manière indépendante avec peu de direction;
• des aptitudes pour le dépannage des TI en général et pour le matériel informatique et tout autre équipement de bureau et qui est disposé à fournir un soutien général aux TI;
• qui est en mesure d’être polyvalent et de réagir rapidement lorsque des problèmes surviennent, d’effectuer de multiples tâches pendant la résolution de ces problèmes et de revenir aux tâches quotidiennes une fois les problèmes résolus;
• faire preuve de bon jugement et d’esprit analytique;
• de l’entregent et des aptitudes pour la négociation (poli, mais persistant);
• travaille bien en équipe et qui est en mesure de créer un esprit d’équipe auprès de ses collègues au bureau de Vancouver ainsi qu’auprès des autres bureaux de Greenpeace au Canada;
• facilité pour la communication écrite et verbale;
• appuyer le style de campagne adopté par Greenpeace;
• de l’expérience de travail à un poste de gestion ou de soutien comparable est un atout;
• communiquer facilement en anglais est un préalable et communiquer dans une autre langue représente un atout certain.

Tâches à accomplir (liste non exhaustive) :

• 1. Effectuer les tâches quotidiennes du bureau de Vancouver de manière efficace. Superviser l’ouverture et la fermeture du bureau. Coordonner et assurer la sécurité du bureau. Coordonner l’entretien pour un environnement de travail propre. S’assurer que l’espace de travail est utilisé efficacement. Coordonner l’assignation des postes de travail. Identifier, résoudre et améliorer les problèmes opérationnels et administratifs.
• 2. Gérer l’organisation initiale du contact avec le public. Assurer une aire d’accueil adéquate et l’accueil de tous les visiteurs.
• 3. Faciliter la circulation de l’information et de la communication dans le bureau de Vancouver. Télécharger et distribuer les messages de boîte vocale du bureau. Réceptionner et faire le tri du courrier, des télécopies et des livraisons. Envoyer et réceptionner les envois par messagerie.
• 4. Faciliter la circulation de l’information et de la communication entre le bureau de Vancouver et le bureau national de Toronto. Voir à la participation du bureau de Vancouver à la réunion mensuelle nationale par téléconférence. Identifier et recommander des solutions permettant d’identifier les problèmes.
• 5. Préparer des rapports sur l’équipement et mettre au point des propositions pour les dépenses d'investissement. Établir des ententes pour l’entretien de l’équipement avec les fournisseurs. Assurer le bon fonctionnement et résoudre les bris de routine de l’équipement de bureau (photocopieur, télécopieur, système téléphonique, messagerie vocale, machine à affranchir, équipement de cuisine, imprimante et avertisseurs d'incendie) dans les meilleurs délais possible. Voir à l’achat des fournitures de bureau et s’assurer qu’elles respectent les normes de Greenpeace.
• 6. Gérer le budget de gestion du bureau de Vancouver. Revoir les dépenses et les comptes de profits et pertes mensuels. Être responsable de la petite caisse et réceptionner les factures des fournitures et services; les traiter, leur attribuer un poste et les soumettre pour paiement.
• 7. Identifier les problèmes de matériel informatique et de logiciels et régler les problèmes mineurs. En collaboration avec le coordonnateur des TI, résoudre des problèmes informatiques plus complexes et retenir les services de fournisseurs externes, au besoin. Créer et installer de nouveaux comptes de courriel et connecter les nouveaux utilisateurs au réseau interne. Installer les mises à jour et assurer la formation et l’orientation des nouveaux employés en ce qui a trait aux divers logiciels utilisés par Greenpeace. Effectuer les copies de sauvegarde des ordinateurs et assurer le stockage à l’externe des sauvegardes.
• 8. Effectuer d’autres tâches au besoin.